Es importante mantener al día los registros en la CCS, pues estos permiten llevar a cabo la trazabilidad, que es el seguimiento ya sea de la semilla en sí misma, o de los procesos que se llevan en la CCS. Es una labor que toma su tiempo, pero es de gran importancia para asegurar la administración apropiada de las semillas, además de ser un insumo para los Sistemas de confianza o Sistemas Participativos de Garantía (SPG). Cada Red define el modo de manejar la información y quiénes y para qué fines pueden tener acceso a la misma. Los tipos de registros básicos que se recomienda llevar en la CCS y la red de semillas son: ficha de agricultores y fincas; fichas de inventario de semillas, fichas de caracterización de las semillas; fichas de ingreso y salida de semillas en la CCS; fichas de porcentajes de germinación y pruebas de calidad; registros de compra y venta de semillas.

El registrar de forma organizada la información de los custodios que están articulados a la Red y que llevan la semilla a la CCS, facilita la planeación del proceso de producción, el acompañamiento, la ubicación de estos en casos de solicitudes de semilla, la labor de trazabilidad de un determinado lote de semillas, la convocatoria a reuniones de la Red y la CCS, verificar las condiciones de vida familiar y de disponibilidad de tierra, etc. Entre la información básica a recopilar, se encuentra: Datos del custodio, guardián o guardador (Nombre y apellidos) Datos de ubicación (Municipio, Comunidad – Vereda, Nombre de la finca/parcela, número telefónico/correo electrónico de contacto) Datos de producción (Área finca/parcela, área cultivos, área ganadería, otras áreas) Mapa de la finca: ubicación de cultivos.

Registro de entrada y salida de semillas:

Deben existir registros de entrada y salida de semillas de la CCS por separado. Esto permite saber cuánta semilla hay disponible de cada variedad, los custodios que llevan semillas, realizar las cuentas de compras, ventas, préstamos, regalos, identificar cómo se da el flujo de semillas en diversos periodos del año y es insumo base para la trazabilidad. Para ello es importante tener en cuenta:

Registro de entrada: Fecha, nombre del custodio, nombre de la semilla, cantidad de semilla, fecha de recolección, lugar de producción, precio de compra, observaciones.

Registro de salida: Fecha, nombre del comprador o prestador, nombre de la semilla, cantidad de semilla entregada, Precio de venta, forma de salida (préstamo, regalo, venta), fecha devolución (en caso de préstamo)

Registro de compras, ventas de semillas.

Al salir la semilla de la CCS por medio de la venta, y si esta es una actividad acordada en la CCS, se hace necesario llevar aparte registros para compras y ventas de semillas. En este caso se han constituido fondos especiales en dinero y/o especie que le permiten a la red tener una base de semilla para iniciar el proceso de venta. Estos registros permiten identificar los recursos que maneja la CCS, proyectar compras y adquisición de semillas, pagos de servicios públicos, reconocimiento económico para el administrador, reinversión en infraestructura y espacio, entre otros. En este sentido es importante entregar facturas al momento de la compra y la venta. Estas facturas son las que hacen parte del registro contable, el cual debe tener: Fecha de compra o venta, Número de factura, Datos del comprador o vendedor de la semilla: nombre, cédula, teléfono, correo, dirección. Identificación de la semilla: código, nombre de la semilla, nombre del productor. Cantidad de semillas vendida o comprada Precios: de compra y venta

Registros de calidad de las semillas (pruebas de germinación, humedad, tratamientos, etc.)

Los registros de calidad son la constancia que si se están efectuando las pruebas adecuadas en los momentos necesarios. Además de servir para dar confianza a los agricultores que llevan la semilla, pueden servir para establecer necesidades de acompañamiento y capacitación a los productores. Se debe tener en cuenta que gran parte de las semillas que mueven las CCS no tienen información sobre estos indicadores. Es importante que la CCS lleve un registro de los resultados de las pruebas de calidad que se hacen a las semillas y las fechas en que se realizan. Esto hace parte de la información que se coloca en las bolsas en que se entrega la semilla al momento del intercambio o venta.

Para ampliar el tema de registros de calidad ir al link sobre Sistemas Participativos de Garantía de calidad de las semillas nativas y criollas